Akinek vállalkozása van, annak könyvelője is van. Az már ritkábban jut eszünkbe, hogy magánszemélyként is kerülhetünk olyan élethelyzetbe, amikor célszerű, esetleg elengedhetetlen az, hogy egy jó könyvelőt találjunk. De hogyan válasszunk jó könyvelőt? Angyal Kriszti szakértői tanácsai.
Magánszemély esetében általában elmondható az, hogy nem folyamatosan, hanem évente csak egy vagy néhány alkalommal szükséges könyvelőhöz fordulni. Leggyakrabban a személyi jövedelemadó bevallás (SZJA) elkészítéséhez keresünk fel könyvelőt. Ilyenkor a kedvezményeinket érvényesítjük vagy a „kellemetlen” kötelességünket teljesítjük. Úgymint adófizetés (gyermekek után járó családi adókedvezmények, lakás bérbeadás adóvonzata, biztosítás, megtakarítás %-os érvényesítése).
Vállalkozóként azonban már más a helyzet. Működésük, életük, gazdálkodásuk szükséges velejárója, hogy az adóhatóság felé bizonyos időközönként adatot kell szolgáltatniuk, illetve adóbefizetési kötelezettségük vagy visszaigénylési lehetőségük van.
Továbbá a vállalkozás működése meg kell, hogy feleljen a törvényi előírásoknak.
Ebben nyújt segítséget egy jó könyvelő a cégvezető/vállalkozó számára. Ahhoz, hogy ez a segítség tényleg megvalósuljon nem mindegy, hogy kit bízunk meg a vállalkozásunk könyvelésével.
Azt szoktam mondani, hogy a jó könyvelő pénzt takarít meg Neked!
Mivel minden vállalkozás és minden cégvezető más, így a jó könyvelő sem ugyanazt jelenti mindenki számára. Tapasztalatom alapján azonban az alábbi 7+1 tulajdonság a legfontosabb szempont ahhoz, hogyan válasszunk jó könyvelőt:
1.Legyen precíz és következetes
Közhely, de a precizitás a szakma sajátossága. Ez a könyvelés egyik alappillére. Fontos az ügyfél számára is átlátható rendszer, ha bármilyen hiányosság, hiba van, arról az azonnali tájékoztatás megkönnyíti a későbbi (bevalláskori, éves záráskori) rendbetételt. Ugyan ki fog emlékezni arra, mi miért alakult úgy, ott, éppen akkor…. néha az ügyfél sem. Alapelvem, tegyük rendbe a dolgokat!
Ahhoz pedig, hogy a hibákra és hiányosságokra mindig időben fény derüljön minden hónapban fel kell dolgozni a teljes könyvelési anyagot (az ügyfélnek meg kell küldenie a könyvelőnek!!!) a bankszámlakivonattal együtt. Rengetegszer tapasztaltam amikor átvettem egy új ügyfél anyagát, hogy a bankszámlakivonatok könyvelésével az elődöm nagyon el volt maradva. Pedig ebből sok minden kiderülhet. Pl.: nem lett a könyvelésre leadva kiadás számla vagy esetleg bevétel; nem céges költségek céges bankkártyával lettek kifizetve; az ügyfél kölcsönt utal valakinek, vagy neki utalnak kölcsönt stb.
2. Legyen elérhető
Rengetegszer hallani és olvasni, hogy a könyvelőm nem elérhető, a könyvelőm csak sokára válaszol.
Úgy gondolom, hogy mindenkivel megesik, hogy valamire nem tud azonnal választ adni, vagy éppen nem tudja felvenni a telefont. Szerintem az a kulcs, hogy az ügyfélnek éreznie kell, hogy a könyvelője foglalkozik vele és a vállalkozásával. Ezt szem előtt tartva, az esetek 99%-ban néhány órán belül igyekszem legalább annyit válaszolni az e-mailes megkeresésekre is, hogy utánanézek, kiszámolom, kitalálom, intézem stb.
Majd felveszem a teendő listámba, hogy el ne felejtsem érdemben is megválaszolni a lehető legrövidebb időn belül.
3. Legyen érthető és szimpatikus
Olykor nehéz az ügyfelekkel megtalálni a közös nyelvet, mert elkerülhetetlen a szakmai kifejezések használata. Azt szoktam mondani: Én NAVról fordítok magyarra!
Az ügyfelek különbözőek és ebből kifolyólag, ami az egyiküknek egyértelmű, azt a másikuknak részletesen el kell magyarázni, vagy teljesen más szemszögből kell megközelíteni.
Fontos, hogy olyan könyvelőt válasszunk, akitől merünk kérdezni, akivel kapcsolatban már az első találkozáskor látjuk, hogy működni fog a közös munka. Mert, ha olyan könyvelővel dolgozunk együtt, akivel nincs meg az összhang, akkor az a végeredményen is látszani fog.
4. Legyen naprakész az adózásban és a cég ügyeivel kapcsolatban
Mivel a jogszabályi környezet folyamatosan változik, ahhoz, hogy a könyvelő jól és felelősségteljesen tudja végezni a munkáját, folyamatosan képeznie kell magát. A mérlegképes könyvelői regisztráció fenntartásának feltétele az is, hogy a könyvelő évente bizonyos képzéseken vegyen részt.
Ezért javaslom, hogy csakis élő regisztrációs számmal rendelkező könyvelővel szerződjünk, hiszen ő biztosan képzi magát. A regisztrációs számmal rendelkező könyvelők névsora elérhető a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján. Érdemes ellenőrizni.
5. Legyen modern könyvelő
Az elmúlt néhány évben sokat változott az hatóságokkal való kapcsolattartás módja és rengeteg új digitális platform jött létre, melyeket munkánk során ismernünk és használnunk kell. Csak néhány példa:
- korábban a NAV ellenőrzéskor egy bevásárló-kocsinyi, papír alapú anyagot kellett eljuttatni, ma már ezt elektronikus formában kell benyújtanunk. (Így ismerni kell a hatóságok elektronikus felületeit, rendszerezni, digitális aláírással ellátni.
- Igen, van olyan ügyfelem, aki fájlmegosztó programon, mailben vagy egyéb módon, elektronikus formában adja át az anyagait. (na én ezt nagyon szeretem 😊)
6. Legyen tapasztalt
Fontos, hogy olyan könyvelőt válasszon, aki ismeri azt az iparágat/szakmát, amelyben a könyvelt vállalkozás működik és esetleg speciális szaktudást igényel. Nem árt, ha a könyvelő egyben kezeli a gazdasági – jogi – szabályozási kérdéseket és komplex tudással támogatja ügyfelét.
7. Legyen proaktív
Elengedhetetlen a visszajelzés és nemcsak a változásokról.
Sok esetben a vállalkozások nem az ideális adózási formát alkalmazzák és nincsenek is tisztában a lehetőségekkel. Ebben egy jó könyvelő nagy segítség lehet, hiszen ő ismeri az adózási, jogszabályi lehetőségeket és az adott vállalkozás sajátosságait.
+1 Legyen megfizethető, de legyen gyanús a túl olcsó
A hogyan válasszunk jó könyvelőt kérdés legfontosabb szempontja ne az ár legyen. Kérjünk több irodától ajánlatot, de csak azt vegyük komolyan, aki nem „látatlanban” ad ajánlatot. Tehát a végleges díj megállapítása előtt egy személyes konzultáció / online megbeszélés mindenképpen fontos.
Összefoglalva, az alábbiakat érdemes megkérdezni:
- Rendelkezik-e mérlegképes könyvelői végzettséggel?
- Rendelkezik-e a Pénzügyminisztérium által kiadott regisztrációs számmal?
- Rendelkezik-e szakmai felelősségbiztosítással?
- Milyen formában lehet a könyvelési anyagot a számára átadni?
- Milyen kapcsolattartási formákat részesít előnyben?
- Milyen gyakran tájékoztatja ügyfeleit a vállalkozásuk eredményéről, pénzügyi helyzetéről?
Kriszti tanácsai alapján már egyértelműbb, hogyan válasszunk jó könyvelőt. Ha maradt még kérdésed, írd meg nekünk a info@salonic.hu e-mail címre, és a következő szakértői cikkben AngyalKriszti válaszol.
Olvasd el AngyalKriszti többi írását is a Salonic blogon.
Nincs még Salonic fiókod? Regisztrálj és próbáld ki 30 napig ingyen!
